§ 1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników serwisu internetowego www.spinheadset.com (dalej: „Serwis”), a także zasady wykorzystywania plików cookies oraz innych technologii śledzących.
Polityka została opracowana w oparciu o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawę z dnia 12 maja 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej (dalej: „PKE”), zastępującą dotychczasową ustawę — Prawo telekomunikacyjne w zakresie zasad instalowania i wykorzystywania plików cookies, oraz ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Korzystanie z Serwisu, w tym składanie zamówień oraz korzystanie z formularza kontaktowego, jest związane z przetwarzaniem danych osobowych Użytkowników. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony prywatności i informacji przekazanych przez Użytkowników.

§ 2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Serwisu (dalej: „Administrator”) jest SpinHeadSet sp. z o.o. z siedzibą ul. Hutnicza 30, 20-218 Lublin KRS: 0000921331 NIP: 1133040855 REGON: 38995739200000.
Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail; rodo@spinheadset.com oraz pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.
W przypadku wyznaczenia przez Administratora Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe są udostępniane Użytkownikom w Serwisie.

§ 3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników Serwisu w następujących celach, na następujących podstawach prawnych i przez wskazane okresy:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Złożenie i realizacja zamówienia, w tym wystawienie dokumentów sprzedaży	Niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)	Przez czas realizacji zamówienia oraz okres niezbędny do obsługi reklamacji i zwrotów; dane z dokumentów sprzedaży — przez okres wymagany przepisami podatkowymi (zazwyczaj 5 lat od końca roku podatkowego).
Obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy	Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) / prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — udzielenie odpowiedzi	Do czasu zakończenia korespondencji i przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami, nie dłużej niż 3 lata.
Wypełnianie obowiązków prawnych (np. podatkowych, księgowych, rękojmia)	Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)	Przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego i cywilnego (np. 5 lat, 6 lat dla roszczeń).
Ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń	Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)	Do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego.
Analiza statystyczna ruchu w Serwisie (pliki cookies statystyczne)	Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)	Do czasu wycofania zgody lub usunięcia plików cookies; szczegółowe okresy przechowywania poszczególnych plików wskazano w § 7.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w przypadku danych niezbędnych do zawarcia i realizacji Umowy sprzedaży lub do udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy, niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości realizacji odpowiednio zamówienia lub udzielenia odpowiedzi.
Po upływie okresów przetwarzania wskazanych w niniejszym paragrafie dane osobowe są usuwane lub anonimizowane, z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przetwarzanie jest wymagane lub dopuszczone na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

§ 4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od czynności wykonywanej w Serwisie, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

Dane podawane przy składaniu zamówienia — imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, a w przypadku przedsiębiorców — także nazwa firmy i NIP.
Dane podawane w formularzu kontaktowym — adres e-mail, imię (jeśli podane), treść wiadomości oraz inne dane podane dobrowolnie przez Użytkownika w treści zapytania.
Dane techniczne i identyfikacyjne urządzenia — adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, gromadzone automatycznie w związku z korzystaniem z Serwisu, w tym w celach statystycznych — wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika w zakresie cookies statystycznych.

§ 5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w § 3, w szczególności:
dostawcom usług kurierskich i pocztowych — w celu realizacji dostawy zamówionych Produktów,
operatorom płatności elektronicznych — w celu realizacji płatności za zamówienie,
dostawcom usług hostingowych oraz podmiotom świadczącym usługi IT i wsparcia technicznego dla Serwisu,
dostawcom narzędzi analitycznych (np. Google Analytics) — w zakresie danych zbieranych za pomocą plików cookies statystycznych, wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika,
dostawcom usług księgowych, prawnych i doradczych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności Administratora,
organom publicznym, w przypadkach gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w jego imieniu (procesorami) umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO, zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.
W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych, których dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w Stanach Zjednoczonych), przekazanie danych odbywa się z zapewnieniem odpowiednich mechanizmów zgodności wymaganych przez RODO, w tym standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu do danych — uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
Prawo do sprostowania danych — żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO).
Prawo do usunięcia danych — żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 RODO (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”).
Prawo do ograniczenia przetwarzania — żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO.
Prawo do przenoszenia danych — otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przesłania ich innemu administratorowi (art. 20 RODO).
Prawo do wniesienia sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO).
Prawo do wycofania zgody — wycofania w każdym momencie zgody na przetwarzanie danych, w tym zgody na wykorzystanie plików cookies statystycznych, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo do wniesienia skargi — wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.
W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w § 2 Polityki. Administrator udzieli odpowiedzi na zgłoszone żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od dnia jego otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu o kolejne dwa miesiące w przypadkach przewidzianych w art. 12 RODO.

§ 7. Pliki cookies

Serwis, podobnie jak większość stron internetowych, wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie), umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie Serwisu oraz dostarczające informacji statystycznych o sposobie korzystania z Serwisu.
Zgodnie z ustawą — Prawo komunikacji elektronicznej, instalacja plików cookies, które nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika, wymaga uzyskania jego uprzedniej, dobrowolnej, konkretnej, świadomej i jednoznacznej zgody, zgodnej z wymogami RODO.

7.1. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

Rodzaj cookies	Cel wykorzystania	Podstawa	Okres
Niezbędne (techniczne)	Zapewnienie podstawowych funkcji Serwisu, np. utrzymanie sesji, działanie koszyka zakupowego, zapamiętanie wyboru w zakresie zgód cookies	Nie wymagają zgody — są niezbędne do działania Serwisu	Sesja lub do 12 miesięcy
Statystyczne (analityczne)	Analiza sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkowników, tworzenie statystyk odwiedzin (np. Google Analytics), umożliwiających poprawę funkcjonalności i zawartości Serwisu	Wymagają uprzedniej zgody Użytkownika	Do 24 miesięcy lub do wycofania zgody

7.2. Zarządzanie zgodą i ustawieniami cookies

Przy pierwszym wejściu do Serwisu Użytkownikowi wyświetlany jest komunikat (baner cookies) umożliwiający wyrażenie zgody na wykorzystywanie plików cookies statystycznych, odmowę takiej zgody lub dostosowanie ustawień w tym zakresie.
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania Serwisu są instalowane niezależnie od udzielonej zgody, ponieważ ich stosowanie jest konieczne do prawidłowego świadczenia usług drogą elektroniczną żądanych przez Użytkownika.
Pliki cookies statystyczne są instalowane wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika. Brak zgody nie ogranicza możliwości korzystania z podstawowych funkcjonalności Serwisu, w tym z części informacyjnej oraz sklepu internetowego.
Użytkownik może w każdym czasie zmienić swoje ustawienia w zakresie zgody na cookies statystyczne poprzez panel ustawień cookies dostępny w Serwisie lub poprzez usunięcie plików cookies i ponowne ustawienie preferencji przy następnej wizycie.
Niezależnie od ustawień dokonanych w Serwisie, Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym może zablokować instalację plików cookies, ograniczyć ich wykorzystanie do wybranych witryn lub usunąć już zainstalowane pliki cookies. Szczegółowe informacje na ten temat zawarte są w pomocy lub dokumentacji danej przeglądarki internetowej.
Ograniczenie lub wyłączenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie, w szczególności na funkcjonowanie koszyka zakupowego, jeżeli dotyczy to plików cookies niezbędnych.

7.3. Narzędzia analityczne

Administrator korzysta z narzędzia Google Analytics, udostępnianego przez Google Ireland Limited, w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkowników, w tym liczby odwiedzin, źródeł ruchu oraz zachowania Użytkowników w Serwisie. Dane zbierane za pomocą tego narzędzia mają charakter zagregowany i statystyczny.
Narzędzie analityczne jest aktywowane wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody na wykorzystanie plików cookies statystycznych. Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych przez Google znajduje się w polityce prywatności Google, dostępnej na stronie internetowej Google.

§ 8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, które wywołują wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają.
Dane zbierane za pomocą plików cookies statystycznych są wykorzystywane wyłącznie w celach analitycznych, w postaci zagregowanej, i nie służą do podejmowania zautomatyzowanych decyzji wobec konkretnych Użytkowników.

§ 9. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją, odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.
Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków, zobowiązane do zachowania tych danych w tajemnicy.

§ 10. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, rozwoju technologii wykorzystywanych w Serwisie lub zmiany zakresu świadczonych usług.
Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Serwisie. O istotnych zmianach Polityki Administrator poinformuje Użytkowników poprzez odpowiedni komunikat w Serwisie.

§ 11. Kontakt

Wszelkie pytania, uwagi i żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz niniejszej Polityki należy kierować na adres e-mail: rodo@spinheadset.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w § 2.